［摘要］ 2017年11月4-5日，在天津，金諾律師事務(wù)所與上海律谷科技共同發(fā)起了第一期律所運(yùn)營(yíng)管理課程，旨在律師事務(wù)所行業(yè)中創(chuàng)建一個(gè)集管理者思想、管理者行為、管理者創(chuàng)新,管理者渠道為一體的管理者的互動(dòng)交流平臺(tái)。

鑒于上述，從本期開(kāi)始，我們將陸續(xù)分享第一期課程的老師講課實(shí)錄，敬請(qǐng)關(guān)注。

今天分享的是金諾律師事務(wù)所洪蕙的《秘書處，律師離不開(kāi)的拐棍》

拐棍，廣義上來(lái)講是指一種輔助行走的簡(jiǎn)單器械，材質(zhì)多種，木質(zhì)的，鐵的、不銹鋼、鋁合金的、木質(zhì)的……

亦用于比喻，就是人生路上幫助自己的貴人。

今天在這里，我提出的"律師離不開(kāi)的拐棍"這個(gè)"拐棍：就是秘書處及其領(lǐng)導(dǎo)下的專業(yè)化分工的部門秘書。

說(shuō)到秘書，秘書是怎么來(lái)的？秘書都做哪些工作？每個(gè)律師事務(wù)所設(shè)立之初都會(huì)有秘書工作，只是有的律所秘書工作不聘用秘書來(lái)做，有的是由行政人員兼任、有的由律師助理兼任。

1995年
事務(wù)所成立的時(shí)候，秘書的工作是由前臺(tái)完成，十年期間歷經(jīng)了前臺(tái)＋行政＋律師助理完成秘書工作。

2005年
金諾由提成制律師事務(wù)所改制成實(shí)行公司化管理的律師事務(wù)所，進(jìn)行了部門專業(yè)化分工，成立了專業(yè)化部門。同時(shí)對(duì)秘書的使用及秘書工作內(nèi)容進(jìn)行了研究和分析，有了專業(yè)化的部門，秘書工作如果再由行政人員和律師助理兼任，不太適合。行政人員本身有自己的工作職責(zé)，兼任秘書工作則不能完全勝任，律師助理實(shí)習(xí)期僅 有一年時(shí)間，在這一年時(shí)間事務(wù)所希望律師助理能更投入到助理的工作，參與到具體業(yè)務(wù)之中，迅速成長(zhǎng)，那律師助理兼任秘書工作也不可取。

另外一個(gè)專業(yè)化分工的部門設(shè)置幾名秘書合適？一名秘書為幾名律師服務(wù)才能完成秘書工作？
為了能做出一個(gè)合理的配置，經(jīng)過(guò)多方面的討論和研究，我們得出結(jié)論：完全可以按專業(yè)化部門分工來(lái)設(shè)置部門秘書。我們完善各部門人員架構(gòu)的同時(shí)也就完善了部門秘書的配置，形成一個(gè)專業(yè)化部門包含1名部長(zhǎng)＋3名律師＋1名助理＋1名部門秘書約6人建制的部門。事務(wù)所實(shí)行公司化管理即設(shè)立四個(gè)業(yè)務(wù)部門：業(yè)務(wù)一部（金融）、業(yè)務(wù)二部（房地產(chǎn)）、業(yè)務(wù)三部（外資）、業(yè)務(wù)四部（訴訟部），并招聘四名專業(yè)化部門秘書。

那么下一個(gè)問(wèn)題也隨之而來(lái)，專業(yè)化分工的部門秘書由誰(shuí)來(lái)管理更有利事務(wù)所的發(fā)展？
沒(méi)有專業(yè)化部門分工的時(shí)候，我們的秘書工作是由好幾個(gè)人共同完成，行政人員由行政經(jīng)理管理，律師助理由合伙人管理，因此秘書工作也就不存在專人管理。在梳理了秘書的工作職責(zé)之后，我們認(rèn)為部門秘書大量工作是協(xié)助部長(zhǎng)進(jìn)行工作，因此各部門秘書由其所在的專業(yè)部門部長(zhǎng)直接 管理、安排工作更方便管理。

2007年
實(shí)行了2年的專業(yè)化部門秘書，發(fā)現(xiàn)了一些弊端：各部門秘書各自在部門內(nèi)部單打獨(dú)斗，隨著事務(wù)所越來(lái)越多 的部門合作，秘書工作的統(tǒng)一化、規(guī)范化急需解決。為了把秘書工作管理規(guī)范化、統(tǒng)一化，同時(shí)完善事務(wù)所的管理，事務(wù)所決定成立秘書處，聘任秘書長(zhǎng)。由秘書長(zhǎng)來(lái)負(fù)責(zé)、統(tǒng)籌、安排秘書管理的工作。各業(yè)務(wù)部門秘書工作開(kāi)始走上逐步規(guī)范、統(tǒng)一的道路。

2017年
隨著事務(wù)所的專業(yè)部門的迅速發(fā)展，秘書處的規(guī)模也日益壯大。截止目前，秘書處已經(jīng)擁有秘書長(zhǎng)及九名業(yè)務(wù)部門秘書。
十年來(lái)，業(yè)務(wù)部門數(shù)量由4個(gè)增加到9個(gè)，每個(gè)部門的人員架構(gòu)也逐步擴(kuò)充到10人，有的部門甚至達(dá)到13人。隨著我們的秘書工作經(jīng)驗(yàn)越來(lái)越豐富，處理事務(wù)的能力逐漸增強(qiáng)，我們的部門秘書完全可以為現(xiàn)有部門結(jié)構(gòu)的律師人數(shù)服務(wù)。秘書的工作內(nèi)容和職責(zé)日益發(fā)生了變化，這在我9月份去香港交流的時(shí)候也發(fā)現(xiàn)了這個(gè)現(xiàn)象，香港律所的秘書，已經(jīng)由最初的一個(gè)秘書服務(wù)于一個(gè)律師演變?yōu)橐粋€(gè)秘書服務(wù)2-3名甚至更多的律師。據(jù)那邊的合伙人介紹，發(fā)生這種變化的根本原因是以前香港律師都是手寫法律文件，然后需要秘書逐一錄入打字。隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展，現(xiàn)在越來(lái)的越多的律師已經(jīng)不需要秘書來(lái)錄入手寫文件，都是自己直接使用電腦錄入，因此秘書這部分的工作內(nèi)容也就逐漸取消，取而代之的是更多適應(yīng)現(xiàn)在律師的風(fēng)格的工作職責(zé)以及協(xié)助律師的人員數(shù)量增加。我們的秘書處在這10年里，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了秘書工作規(guī)范化、統(tǒng)一化。

秘書處是事務(wù)所與各業(yè)務(wù)部門聯(lián)系的橋梁和紐帶，為客戶與事務(wù)所之間搭建了順暢的溝通渠道。

因此我們說(shuō)秘書處是律師和事務(wù)所離不開(kāi)的拐棍，是事務(wù)所不可或缺的特色職能部門之一。

● 解決秘書工作單一化，將秘書工作進(jìn)行規(guī)范化、統(tǒng)一化，完善事務(wù)所的管理；
● 指導(dǎo)、安排部門秘書在部門內(nèi)做好上傳下達(dá)和輔助實(shí)施工作，讓秘書工作有序化。
● 在一定程度上為穩(wěn)定律師業(yè)務(wù)領(lǐng)域、促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展發(fā)揮作用。
● 有效地協(xié)助推動(dòng)事務(wù)所的管理工作，最大限度地解放合伙人、部長(zhǎng)、律師和助理，提高事務(wù)所的生產(chǎn)力，發(fā)揮了秘書 人員的職能作用。

金諾的秘書處的特色在于秘書處實(shí)行的是"秘書雙重管理機(jī)制"。

所謂雙重管理，即秘書長(zhǎng)管理秘書統(tǒng)一化、規(guī)范化的工作；業(yè)務(wù)部門部長(zhǎng)管理秘書部門業(yè)務(wù)個(gè)性化的工作。秘書長(zhǎng)管理為主，業(yè)務(wù)部長(zhǎng)管理為輔，二者相輔相成。

為什么要采用雙重管理？是因?yàn)閱畏矫婀芾泶嬖谥欢ǖ膯?wèn)題。如果直接由業(yè)務(wù)部長(zhǎng)管理，一是事務(wù)所不能全面掌握部門秘書的工作和部門情況，部長(zhǎng)的工作重點(diǎn)還是與業(yè)務(wù)相關(guān)的工作及研發(fā)，對(duì)于秘書的管理會(huì)顧及不到；二是部門秘書各自的工作，因部門專業(yè)化分工不同，秘書工作內(nèi)容也不同，但是也有共同事務(wù)，在處理共同事務(wù)性工作和文件上，處理方式和制作的文件模版花樣百出，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，讓部長(zhǎng)平時(shí)去留意其他部門秘書工作方式、工作方法、工作文件模版也不盡可能；如果秘書長(zhǎng)單方面管理，秘書長(zhǎng)對(duì)于專業(yè)化部門秘書各自的特色工作情況無(wú)法獲悉，只有部長(zhǎng)了解的最全面；因此，只有秘書處采用"雙重管理"機(jī)制才能解決這些問(wèn)題；也只有實(shí)行了雙重管理，才能更加客觀、公平、全面的完成秘書的考核和激勵(lì)。

采取的考核方法是每月評(píng)價(jià)與年終評(píng)價(jià)相結(jié)合方式。

激勵(lì)及獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制包括秘書處獎(jiǎng)勵(lì)、平衡獎(jiǎng)勵(lì)及專業(yè)化部門完成任務(wù)的超額獎(jiǎng)勵(lì)。

秘書角色及其職能特點(diǎn)

秘書長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下的部門秘書,分別派到各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行工作。在實(shí)踐中由于每個(gè)業(yè)務(wù)部門的專業(yè)業(yè)務(wù)相同,決定了部門秘書角色的多樣性；又由于部門業(yè)務(wù)工作的復(fù)雜性決定了部門秘書工作職能特點(diǎn)存在個(gè)性化。

秘書長(zhǎng)角色

秘書長(zhǎng)由合伙人事務(wù)秘書兼任，作為秘書處的管理人員，組織、協(xié)調(diào)、培訓(xùn)、管理各部門秘書的工作，同時(shí)也承擔(dān)著事務(wù)所的合同管理、檔案管理工作。部門秘書的角色和智能特點(diǎn)，在秘書長(zhǎng)的工作中也有體現(xiàn)。在秘書處實(shí)現(xiàn)工作規(guī)范化、統(tǒng)一化的過(guò)程中，無(wú)不體現(xiàn)出秘書長(zhǎng)作為部門管理者的角色。

秘書處在2007年成立之初所包含的工作職責(zé)僅有工作單統(tǒng)計(jì)、各類信息的搜集整理及上傳、其他行政類工作。

隨著事務(wù)所規(guī)模的擴(kuò)大，我們內(nèi)部的工作系統(tǒng)不斷地升級(jí)，秘書處的工作職責(zé)也在不斷擴(kuò)大， 主要包括：業(yè)務(wù)合同和業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)一化、規(guī)范化管理；對(duì)業(yè)務(wù)部門提供業(yè)務(wù)進(jìn)程、客戶關(guān)系、人力、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)推廣等全方位的工作支持。

根據(jù)崗位不同，所對(duì)應(yīng)的工作職責(zé)亦會(huì)不同：

部門秘書的崗位職責(zé)

事務(wù)所背景支持部門即事業(yè)發(fā)展部的110項(xiàng)工作中涉及秘書工作十個(gè)大類，每個(gè)類別里有包含若干項(xiàng)具體工作。每一個(gè)部門秘書的工作個(gè)性化不盡相同，就其共性的工作職責(zé)，主要分為五類：

（1）與律師業(yè)務(wù)、客戶有關(guān)的工作職責(zé)：
負(fù)責(zé)部門文檔管理（書面、電子）；潛在客戶開(kāi)發(fā)線索&新增、歷史客戶申報(bào)匯總、上報(bào)；協(xié)助制作、整理、匯總、上報(bào)投標(biāo)文件；向客戶提供的工作單、工作匯報(bào)整理、簽約合同；立案、合同信息的錄入、結(jié)案歸檔；文本編輯、校對(duì)。

（2）與部門財(cái)務(wù)相關(guān)的工作職責(zé)：
開(kāi)票、催收、收入核對(duì)、節(jié)點(diǎn)提醒；部門及部門律師各項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷、發(fā)放工作。

（3）與部門人事相關(guān)的工作職責(zé)：
部門人員的考勤、入職培訓(xùn)、離職交接單的完成。

（4）與部門建設(shè)相關(guān)的工作職責(zé)：
部門日常行政事務(wù)；協(xié)助部長(zhǎng)做好部門建設(shè)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)；部門各項(xiàng)活動(dòng)的組織，本著增強(qiáng)部門凝聚力的原則出發(fā)，協(xié)助部長(zhǎng)完成部門各項(xiàng)活動(dòng)的組織：部門旅游、對(duì)內(nèi)對(duì)外的培訓(xùn)。

（5）與市場(chǎng)推廣運(yùn)營(yíng)有關(guān)的工作職責(zé)：
與市場(chǎng)推廣相關(guān)的涉及部門各類信息收集、匯總、上報(bào)；事務(wù)所公共（業(yè)務(wù)）活動(dòng)的支持，貫穿活動(dòng)的始終。

秘書長(zhǎng)崗位職責(zé)

秘書長(zhǎng)首要的工作職責(zé)就是指導(dǎo)、監(jiān)督、考核秘書工作。另外還有對(duì)業(yè)務(wù)合同和業(yè)務(wù)檔案的集中統(tǒng)一管理。

合同、檔案的管理究竟由誰(shuí)來(lái)管理最合適？律師？秘書？秘書長(zhǎng)？

合同的重要性：是事務(wù)所與客戶之間業(yè)務(wù)往來(lái)的重要依據(jù)；是事務(wù)所業(yè)務(wù)管理、知識(shí)管理的重要組成部分。

合同管理逐步實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化、規(guī)范化的進(jìn)程：

第一階段：合同原件未結(jié)案之前存放在案卷袋中，一個(gè)案子多個(gè)律師接觸，案卷袋在哪個(gè)律師手中合同就在誰(shuí)的手中；這種保管方式存在漏洞，律師丟三落四，不歸卷、不整理案卷，合同總也找不到。因合同保管人員的不確定性，導(dǎo)致合同原件的查找困難以及可能丟失，提高了事務(wù)所的合同風(fēng)險(xiǎn)。

第二階段：有了部門秘書，我們采取了合同原件由秘書統(tǒng)一保管，這樣有效解決了合同保管人員的不確定性和可能丟失問(wèn)題，部門秘書在結(jié)案歸檔的時(shí)候直接將合同放入檔案中，但是實(shí)行起來(lái)我們又發(fā)現(xiàn)部門秘書分別各自保管不利于部門之間的統(tǒng)一化、規(guī)范化管理，比如這個(gè)部門律師要借那個(gè)部門的合同，投標(biāo)的時(shí)候需要好幾個(gè)部門的合同參與投標(biāo)。

第三階段：2014年，配合事務(wù)所的管理系統(tǒng)，在合同管理上我們又有了更高的要求。在這個(gè)階段我們采取了合同原件由秘書長(zhǎng)統(tǒng)一保管，實(shí)現(xiàn)了合同管理統(tǒng)一化、系統(tǒng)化：律師收到雙方蓋章的合同=>部門秘書在系統(tǒng)錄入合同信息、掃描=>秘書長(zhǎng)核對(duì)系統(tǒng)合同信息、上傳、保管=>歸檔的時(shí)候放入檔案中，實(shí)現(xiàn)合同檔案合并化。=>合同借閱及歸還 合同統(tǒng)一管理能解決的問(wèn)題：減少合同丟失的風(fēng)險(xiǎn)；提高財(cái)務(wù)結(jié)算；促進(jìn)客戶維護(hù)檔案的重要性：
? 能夠很好體現(xiàn)辦案人員在整個(gè)案件中所做的工作，能清晰地反映他對(duì)案件的判斷和分析；
? 能完整地再現(xiàn)案件的主要事實(shí)；是研究案件案情，評(píng)價(jià)案件的第一手材料；
? 為后來(lái)的法律工作者提供參考資料；是律師事務(wù)所進(jìn)行案件管理、知識(shí)管理的重要組成部分

事務(wù)所的檔案也是逐步實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一化、規(guī)范化管理，檔案管理歷程也是分為三個(gè)階段：

第一階段：最初事務(wù)所的檔案管理可以簡(jiǎn)單的說(shuō)幾乎沒(méi)有管理，律師和助理對(duì)檔案管理也沒(méi)有足夠的重視，認(rèn)為案子做完工作就結(jié)束了，有的負(fù)責(zé)的會(huì)把裝一些紙質(zhì)材料的檔案袋提交，案卷的順序、完整性、小結(jié)、合同這些是否全不會(huì)去考慮，有的案子辦完了直接就沒(méi)有材料，這對(duì)于事務(wù)所來(lái)講案件材料就流失了。

第二階段：為了避免這些問(wèn)題，有了專業(yè)化部門秘書后，我們將檔案工作交給了秘書，律師結(jié)案，秘書裝訂歸檔，一定程度了解決了案卷材料的流失，提高了案件歸檔效率；由于部門秘書各自在部門，案卷的整理、裝訂方式不一，檔案存放具體位置各自不是很清楚，部門之間的借閱、管理依靠各部門秘書很難完成。

第三階段：隨著事務(wù)所新的管理系統(tǒng)的引入，為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理統(tǒng)一化和規(guī)范化，配合事務(wù)所管理系統(tǒng)的檔案管理部分，實(shí)行了秘書長(zhǎng)進(jìn)行檔案管理，統(tǒng)一進(jìn)行檔案管理各階段的工作：由律師提交結(jié)案申請(qǐng)，上傳結(jié)案電子版材料，紙質(zhì)版材料交由秘書，秘書將檔案所需的各階段制止文件督促律師補(bǔ)充完整后裝訂、提交秘書長(zhǎng)，秘書長(zhǎng)則核查裝訂好的檔案=>檔案編號(hào)=>保管=>借閱與歸還。

檔案的統(tǒng)一化、規(guī)范化管理，解決了律師完成案件及時(shí)歸檔的效率、降低事務(wù)所檔案的流失率、極大限度地方便律師借閱，提供參考和學(xué)習(xí)的資料；為客戶提供完整的案卷資料提供，利于客戶關(guān)系的維護(hù)。

? 掌握一定的法律知識(shí)（工作內(nèi)容涉及專業(yè)方面的工作內(nèi)容，需要具備相應(yīng)的初步的法律知識(shí)）
? 較強(qiáng)的表達(dá)能力和協(xié)調(diào)、溝通能力（協(xié)調(diào)、信息傳遞都需要）
? 良好的文字處理能力（協(xié)助處理各類文件需要）
? 敏銳的判斷力和快速應(yīng)變的能力（應(yīng)對(duì)任何突發(fā)事件的處理）

我們的秘書處成員除了具備上述的這些共性的基本技能，在專業(yè)化部門工作時(shí)間長(zhǎng)了，她們各自還積累了其他個(gè)性化工作技能和工作經(jīng)驗(yàn)，這次的課程我們的專業(yè)秘書也會(huì)和大家一起來(lái)分享她們的工作經(jīng)驗(yàn)和工作技能。